Page 1Page 2Page 3Page 4Page 5Page 6Page 7Page 8Page 9Page 10Page 11Page 12Page 13Page 14Page 15Page 16Page 17

Page 1 of 17
next >

APLIKASI PENGELOLAAN SURAT MASUK, SURAT KELUAR

SERTA PEMBUATAN SURAT PERINTAH PERJALANAN

(Studi Kasus : Dinas (SPPD) di KPU Prov. Jawa Barat)

Oleh :

Julian Chandra W dan Hana Putri Saraswati

ABSTRAK

Komisi Pemiliahan Umum (KPU) Prov. Jawa Barat merupakan sebuah

instansi pemerintahan yang bertugas sebagai penyelenggara pemilihan umum

(pemilu). Dalam pengelolan setiap surat yang masuk, keluar dan pembuatan

SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) masih dilakuakan secara manual.

Dengan sistem yang sedang berjalan saat ini cukup menyita waktu yang cukup

banyak hanya untuk sekedar mencari posisi surat masuk tersebut di pejabat

terkait dan pembuatan laporan yang harus menyita waktu yang cukup lama,

sedangkan pada pembuatan SPPD masih melakukan perhitungan rincian biaya

menggunakan kalkulator dan penyimpanan data pun kadang terbengkalai dan

itu menyebabkan buku register dalam pencatatan SPPD tidak berurutan.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem yang sedang

berjalan, membuat perancangan Sistem Informasi, mengimplementasikan

Sistem Informasi serta melakukan analisis pengujian program yang terbatas

pada sistem pengelolaan surat masuk, surat keluar serta pembuatan SPPD di

Komisi Pemilihan Umum (KPU) Prov. Jawa Barat. Kegunaan penelitian ini

diharapkan bisa meningkatkan semua aspek yang terlibat di dalamnya.Metode

penelitian merupakan cara atau teknik ilmiah untuk memperoleh data dengan

tujuan dan kegunaan yang diinginkan.

Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam pembuatan Sistem

Informasi Pengelolaan Surat Masuk, Surat Keluar serta Pembuatan SPPD ini

yaitu menggunakan metode prototype. Sebab metode ini merupakan metode

waterfall yang dilakukan secara berulang–ulang dan mengacu pada kepuasan

user.Setelah melewati tahapan implementasi diperoleh hasi yaitu keamanan

data lebih terjamin sebab tidak semua staff bisa mengakses program aplikasi

tersebut. Pada proses penyimpanan data pun dibilang aman dan rapih. Maka

dapat disimpulkan bahwa sistem ini dapat membantu dan mempermudah proses

pembuatan laporan, pencarian surat yang ditujukan untuk ketua maupun

sekertaris, dan perhitungan biaya yang dikeluarkan dalam pembuatan SPPD

pun terbilang aman dan efisisen.

Kata kunci : surat masuk, surat keluar, surat perintah perjalanan

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Merambahnya Teknologi dan Informasi belakangan ini berpengaruh pada

sendi – sendi kehidupan masyarakat. Di kota – kota besar saja misalnya